Politique de confidentialité

> Dernière mise à jour : 20 avril 2026

Vexora s'engage à protéger vos renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25). Cette politique explique quels renseignements nous collectons, pourquoi, et quels sont vos droits.

Renseignements que nous collectons

Renseignements que vous nous transmettez volontairement (les mesures d'audience anonymes sont décrites à la section Analytique web ci-dessous) :

• Via le formulaire de contact : adresse courriel et message
• Via l'inscription à notre infolettre : adresse courriel (et, le cas échéant, prénom si vous choisissez de le fournir)
• Lors de nos événements : photographies et vidéos captées sur place, dans lesquelles vous pourriez apparaître. Voir la section Captation photo/vidéo en événement ci-dessous.

Nos systèmes d'infrastructure peuvent enregistrer votre adresse IP de façon transitoire, dans le seul but d'assurer la sécurité des serveurs (protection contre les attaques et abus). Ces données ne sont pas utilisées à d'autres fins et ne sont pas conservées à long terme.

Finalités de la collecte

Vos renseignements sont utilisés pour :

• Répondre à votre message ou à votre demande
• Vous envoyer notre infolettre, si vous vous y êtes inscrit volontairement
• Mesurer l'audience du site de façon anonyme et agrégée (voir Analytique web)
• Assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site

Nous n'utilisons vos renseignements que pour les finalités énumérées ci-dessus. Nous ne les vendons pas, ne les utilisons pas à des fins de ciblage publicitaire, et ne les exploitons pas pour construire des profils comportementaux. Vous pouvez vous désabonner de l'infolettre à tout moment via le lien fourni dans chaque envoi.

Partage avec des tiers et fournisseurs de services

Nous faisons appel à des fournisseurs de services pour exploiter le site et vous répondre. Ces fournisseurs agissent pour notre compte et ne sont pas autorisés à utiliser vos données à d'autres fins.

• Ozenik (Québec, Canada), notre prestataire technique, sécurité et analytique. Il héberge notre infrastructure, dont le serveur d'infolettre autohebergé et les systèmes d'analytique web.
• Scaleway SAS (France), qui assure le relais SMTP pour répondre à vos messages et envoyer notre infolettre. La gestion des abonnés reste dans notre application d'infolettre autohebergée ; Scaleway ne sert qu'à la livraison du courriel.
• Photographes et vidéastes mandatés (Québec), qui captent les images lors de nos événements pour notre compte, dans le cadre d'un contrat écrit les liant aux mêmes obligations de protection que celles prévues dans la présente politique.

Transfert hors Québec : l'utilisation de Scaleway implique un déplacement de vos renseignements vers la France, membre de l'Union européenne. L'UE dispose d'un cadre de protection des données personnelles (RGPD) offrant un niveau de protection comparable à celui exigé par la loi québécoise.

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos renseignements avec aucun autre tiers.

Analytique web

Nous utilisons Umami, un outil d'analytique web hébergé par Ozenik sur notre propre infrastructure (sans recours à un service d'analytique tiers public). Umami est conçu pour respecter votre vie privée :

• Aucune adresse IP n'est stockée par l'outil d'analytique
• Aucun témoin (cookie) n'est déposé sur votre appareil
• Aucun identifiant n'est écrit dans le stockage local du navigateur (localStorage, sessionStorage, IndexedDB)
• Aucun suivi entre sites web
• Les données sont strictement agrégées et anonymisées

L'identifiant de session est calculé côté serveur à partir d'un hachage salé (rotation quotidienne) et n'est jamais transmis ni stocké sur votre appareil. Aucun profil individuel n'est construit : seules des statistiques agrégées (pages consultées, temps de chargement, Core Web Vitals) sont conservées. Conformément à l'article 8.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), cette mesure d'audience anonyme ne comporte aucune fonction d'identification, de localisation ou de profilage et ne requiert donc pas de consentement préalable ; elle est toutefois divulguée ici par souci de transparence. Aucun outil d'enregistrement de session (session replay) n'est activé sur ce site.

Captation photo/vidéo en événement

Nos événements sont documentés par des photographes et vidéastes mandatés à des fins promotionnelles. Les images captées peuvent être utilisées par Vexora sur nos réseaux sociaux, notre site web et tout support publicitaire, sans rémunération, pour une durée illimitée (usage marketing d'archive).

Consentement. L'entrée dans un événement Vexora vaut consentement à la captation et à cet usage. Un avis visible est affiché à l'entrée de chaque événement. Les événements étant réservés aux personnes de 18 ans et plus, aucune image de mineur n'est captée.

Opt-out — refus d'être en gros plan. Chaque événement peut mettre à disposition un signe distinctif visible (par exemple un autocollant, un bracelet, un cordon ou un macaron) que vous pouvez demander à l'accueil et porter toute la soirée. Les modalités exactes sont indiquées sur l'avis affiché à l'entrée de l'événement. Les photographes et vidéastes mandatés s'engagent à cesser la captation ciblée des personnes portant ce signe et à faire des efforts raisonnables pour ne pas les inclure comme sujet identifiable. Les plans d'ambiance et de foule peuvent tout de même vous inclure de façon non individualisée.

Zones sans captation. Aucune image n'est captée dans les zones privées (toilettes, vestiaire), conformément à l'article 36 du Code civil du Québec.

Demande de retrait. Vous pouvez à tout moment demander le retrait d'une image vous identifiant en écrivant à captation@vexora.quebec. Les demandes sont traitées dans un délai de 48 heures pour les publications sous notre contrôle direct (site web, réseaux sociaux Vexora). Les copies déjà rediffusées par des tiers peuvent échapper à notre retrait.

Conservation des renseignements

Vos courriels sont conservés dans notre boîte de réception jusqu'à la résolution de votre demande, puis pendant une période de suivi raisonnable. Les journaux de sécurité de l'infrastructure sont effacés périodiquement selon un cycle de rotation à court terme. Les images captées en événement sont conservées pour une durée illimitée aux fins d'archive marketing, sous réserve de votre droit de retrait décrit ci-dessus.

Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous avez le droit de :

• Accéder à vos renseignements personnels que nous détenons
• Faire corriger des renseignements inexacts ou incomplets
• Retirer votre consentement. Pour l'infolettre, chaque courriel contient un lien de désabonnement qui retire votre consentement et supprime votre adresse de la liste.
• Demander la suppression de vos renseignements
• Recevoir en format structuré (portabilité) les renseignements que vous nous avez fournis : inscription à l'infolettre (courriel, prénom si fourni) et messages envoyés via nos formulaires, si conservés.

Photos/vidéos d'événement. Non indexées par personne : nous ne pouvons pas en fournir une copie individuelle (art. 27 al. 3, difficultés pratiques sérieuses). Signalez-nous une image précise et nous la supprimerons ou la flouterons.

Statistiques d'audience anonymes. Non rattachées à une personne identifiable. Nous ne pouvons ni les retrouver ni les supprimer individuellement.

Pour exercer l'un de ces droits, contactez notre responsable de la protection des renseignements personnels (coordonnées en bas de page). Nous répondrons dans un délai raisonnable.

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) : www.cai.gouv.qc.ca.

Prise de décision automatisée

Vexora n'utilise aucun système de prise de décision automatisée ou de profilage qui vous concernerait.

Mineurs

Nos événements sont réservés aux personnes de 18 ans et plus. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements personnels provenant de personnes mineures. Si vous croyez que nous détenons par erreur des renseignements concernant un mineur, contactez-nous immédiatement.

Responsable de la protection des renseignements personnels

La fonction de responsable de la protection des renseignements personnels est assurée par notre prestataire en sécurité et en conformité, Ozenik. Pour toute question, demande d'accès, de correction ou de suppression de vos renseignements personnels :

• Jérémy Dicaire, Ozenik
• protectiondonnees@ozenik.com